高职院校档案信息化建设分析
摘要。随着信息技术的不断发展,作为高技能人才培养摇篮的高职院校的档案工作也显得尤为重要,为更好地为学校的教科研工作提供服务与支持,档案管理工作从传统的手工模式向数字化模式转变,基于此,就高职院校档案信息化建设过程中出现的问题进行研究和分析,提出实现信息化建设的具体方法。
关键词:高职院校;档案信息化;建设
高校档案信息化建设是高校发展的必然趋势,在高校的人才培养、教育教学质量方面发挥着重要的作用。2008年制定的《高等学校档案管理办法》对高校档案数字化提出了新的要求,然而高职院校的档案信息化建设仍处于落后、低效的状态,因此,探索高职院校档案信息化建设过程中的诸多问题具有一定意义。
一、高职院校档案信息化建设的必要性
1.高职院校档案信息化建设是提高工作效率的重要途径。传统的纸质档案难以实现资源共享,在提供档案服务利用的过程中只能通过手工档案信息检索,先查找目录再到库房翻阅原始纸质档案进行核对,当借阅者提供的信息不明确时,查阅的难度也会随之增大。档案数字化、信息化加工之后通过计算机系统进行检索,可以极大地提高档案检索的时间,提高档案工作的效率和准确率。
2.高职院校档案信息化建设有助于促进校务公开化,实现信息资源共享。随着信息技术的飞速发展,高职院校档案信息化管理的研究和运用为学校的校务信息公开提供了技术保障,学校在进行数字化校园建设的过程中,在学校网站的主页上设立档案专题网页,公布校务相关信息。此外,高职院校综合档案室可以依托互联网技术建设信息交流平台,实现校内各职能部门、院系与档案室之间的信息资源共享。
二、高职院校档案信息化建设中面临的问题
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