事业单位档案信息化思考

一、事业单位档案信息化建设的重要性

现阶段，随着社会主义市场经济的不断发展，信息技术一方面给档案管理工作带来了挑战，另一方面也给档案管理工作带来了机遇。所以，事业单位需要全面关注信息化建设对档案管理工作产生的作用。事业单位需要增强档案管理的信息化建设，这样的话，有利于事业单位档案资料的永久性保存、有利于事业单位有效地管理档案信息、有利于提升档案的职能。

（一）有利于事业单位档案资料的永久性保存。在传统的纸质档案管理工作过程中，因为纸质档案非常容易受到季节以及天气的影响，如果存放档案的环境稍微潮湿的话，就会使纸质档案出现发霉的现象，这样无法对纸质档案进行长久性的保存与管理，甚至可能会导致丢失重要的信息，并且查询信息时既费时又费力。事业单位对档案管理进行信息化建设，能够将档案进行备份，并且储存于电子磁盘中，这在极大的程度上节省了档案储存的空间，并且不会因为季节或者是天气的原因发生档案信息丢失的情况，能够保证档案资料信息的完整性，从而达到事业单位档案资料的永久性保存。

（二）有利于事业单位有效地管理档案信息。在传统的纸质档案管理工作过程中，纸质档案信息资料众多，档案管理的工作非常繁杂，并且进行纸质档案管理工作的程序较为繁杂。事业单位在建设档案信息化管理之后，可以通过在数据库中输入关键的字或者是词语，便能够快速查出所需要的档案资料信息，程序简单明了，还不会对其他的档案资料产生影响，在极大的程度上有利于事业单位进行档案信息资料的有效管理。

（三）有利于提升档案的职能。事业单位对档案进行信息化建设之后，将纸质的以及传统的人工录入形式转变为信息化平台的电子录入形式，使得档案的职能发生了一定的转变，由之前的传统档案保存以及使用转变为了现在档案信息资料收集、管理以及储存等，从而在极大的程度上促进了事业单位档案管理工作的可持续发展。

二、事业单位档案信息化建设中出现的问题

事业单位档案信息化建设主要包括档案管理平台的建设与规划、对档案的内容进行信息化处理等。但目前大多数事业单位没有对档案信息化建设进行充分的认识，从而导致了事业单位档案信息化建设缺乏高匹配性、事业单位档案信息化建设平台的更新速度比较慢、事业单位档案信息化建设缺乏安全性、事业单位档案管理人员的档案意识需要提升。

（一）事业单位档案信息化建设缺乏高匹配性。现阶段，随着信息化时代的到来，我国大部分事业单位已经开始实行办公无纸化、信息化平台的建设，使得事业单位档案管理的相关工作都已经通过信息化平台进行操作，这样的操作，能够有效地利用相关的资源，并且在一定的程度上提升了资料查看、调取以及使用的效率。事业单位档案信息化建设能够提升资源的共享率，打破时间以及空间的限制。但是，现阶段的信息化平台以及相关的软件不能够兼容所有的文件，所以不能够保障工作的效率性以及简单方便性。事业单位在使用局域网管理的过程中，每个人都有阅读文件的权限，电子文件能够存储于相应的资料库中，方便查取，但是也会出现因管理失误造成电子文件丢失的现象，或者是无法实现电子文件的共享状态。