科技档案信息化问题和对策

摘要。在信息时代，科技档案要得到充分有效利用，必须进行信息化处理。本文旨在阐述科技档案信息化的重要性，分析科技档案信息化存在的问题，提出改进对策。

关键词：科技档案；信息化；信息安全；标准；安全法规

21世纪是信息时代，信息科学技术已经广泛渗透于社会、经济、文化等各个领域，改变了人们的生产生活方式和思维方式。科技档案的本质也是一种信息资源，其主要记录的是科学技术产生的全过程，承载着科技知识与信息，具有极高的社会价值以及经济价值。充分利用现代科技手段和通信技术，开展科技档案信息化建设，提升科技档案信息资源的开发力度，在国家法律规定范畴内，充分挖掘科技档案信息资源的价值，提升对信息的利用效率，对促进我国社会发展以及提高科技水平有着重要的现实意义。

1科技档案信息化的意义

1.1避免档案损坏，延长档案寿命。受传统和使用习惯的影响，目前科技档案的存在形式仍以纸质文件为主，如项目申报书、项目结题报告、设计图纸等。这类档案在保存和使用过程中，由于内部诸因素和外部环境的影响，会发生一些变化，如纸张变黄、发霉、虫蛀、字迹褪变和扩散等，从而造成信息的损耗和变形。利用数据库技术、多媒体技术、高速扫描等科技手段，将传统文件档案和电子文件档案整合在一起，形成综合性的档案信息资源库，可以对档案实体起到物理隔离作用，有效防止传统档案在使用中的损坏，极大地延长了档案的使用寿命。

1.2提高档案信息的使用效率。以数据为基础，以数据网络建设为中心，对档案信息进行数字化处理，将档案信息以网络数据的形式存于互联网中，从而摆脱了信息使用时间和空间上的限制，节约了档案使用时间。同时，区别于纸质档案只能提供给单一使用者的局限，电子档案易于复制，可实现多人同时共享，有效提高了工作效率。

1.3方便档案管理人员对档案的有效管理。传统的档案管理模式下，档案归档前需要立卷。在实际工作中，报送材料往往及时性和完整性难以兼顾，导致了档案管理员对部门工作无法作出整体的把握和判断，档案案卷质量难以提高。改变以往集中式立卷的建档方式，采用现代信息技术手段，以“件”代“卷”，随时随地处理档案，不仅可以增加电子档案立卷量，而且有效提升了档案的使用率。同时，在实现档案数字化管理后，借助于网络强大、灵活、便捷的检索功能，通过档案编码就能精确查找档案，降低了工作难度，节约了工作时间。

2科技档案信息化存在的问题

2.1配套软硬件设施陈旧落后。我国在档案信息化建设上的起步相对较晚，诸多单位的信息化软件与硬件配套设施的建设并不完善，整体条件相对落后，无法实现科技档案全面信息化，更不能为科技档案信息化建设提供相应的专业性服务。其中基础设施陈旧落后、数字化设备功能不全面、服务器不稳定等问题最为突出，严重制约着科技档案信息化的建设进程。