事业单位文书档案信息化建设探析

摘要。本文在分析了事业单位文书档案信息化建设必要性及原则基础上，有针对性地提出了信息化管理对策，这对提升事业单位文书档案管理信息化水平具有积极的现实意义。

关键词：文书档案；信息化；事业单位

21世纪，人类已经迈入了信息化时代。信息化时代深刻地影响着事业单位文书档案的形成、保管和利用模式，在信息与网络已经成为事业单位办公的重要手段和载体时，信息资料不断增多，在事业单位日常行政管理活动过程中形成的大量具有保存价值的文字、图表、声像等，它们真实地反映出事业单位的日常运行和管理活动，而电子文件信息资料大幅增加、对信息传输的效率要求更高。尤其是信息技术与传统档案管理相结合，实现了传统事业单位文书档案从收集、整理、存储、利用及销毁的“全生命”周期的信息化，提高了事业单位文书档案管理的效率和质量。

1事业单位文书档案信息化建设的必要性

与传统文书档案管理模式及现实效果不同的是，信息化建设深刻地改变着事业单位文书档案管理的模式和效率，给档案领域带来了深刻的影响和变化。信息化时代，做好文书档案信息化管理具有明显的现实意义和价值功能。

1.1提升办公效率的现实需要。信息化时代，档案管理与计算机应用融合，现代计算机技术的应用，使事业单位在日常管理活动中形成的文书档案做到了随时收集、传输和自动归档，进一步减轻了传统档案工作的固有上门移交或收集模式，使档案管理与文书资料形成同步，极大地减轻了日常管理的工作量，也显著提升了文书档案管理的效率。例如：在传统文书档案管理模式下，需要对业已整理结束的档案文件进行修改或完善，势必要拆卷重新整理、装订，不仅消耗大量人力、物力，也因操作效率低下而影响到整个管理效率。信息化时代背景下，计算机技术的应用，要修改完善相关资料，只需要对电子文档进行修缮后打印即可，这显著提升了工作效率。此外，信息化建设，使档案的编目、著录，以及后期的查询、利用和档案编研等工作更加便捷，文书档案的管理工作更加简便易行和高效。

1.2满足信息共享的现实需要。信息化时代，国与国的竞争、企业与企业的竞争，实际上就是各种信息流、物流、技术流的的竞争。传统文书档案管理模式下，事业单位内部的档案信息常常为档案管理部门和形成部门所掌握，形成了“信息孤岛”现象，文书档案中所承载着的重要信息资料难以跨部门或时空区域的限制，文书档案的信息共享度不高。信息化时代，现代信息技术以及计算机、互联网技术在事业单位文书档案管理中的应用，使传统的纸质文书档案以电子文档形式存在，纸质档案内容经信息化加工、提炼后形成一份份文献信息，使得文书档案中所承载着的宝贵信息资源突破了传统意义上的物理空间限制，登录档案管理平台即可查询到所需文书档案信息资料，档案信息实现了在不同部门、区域之间的流通和信息共享，不仅提升了档案信息的利用效率，而且极大地发挥出了文书档案信息的利用价值。