西南地区高校档案信息化的现状

1高校档案信息化现状及存在问题

1.1基础设施

基础设施是信息化建设的前提，信息化必备设备馆均拥有量最多的是计算机和打印机，人均分别达1.24台和0.7台，数量基本能满足需求，但质量还有一定差距（如贵州大学档案馆虽有35台电脑，但有15台是几乎不能用的淘汰机）。另外，其他设备如扫描仪、传真机、复印机等，部分档案室至今仍没有。相比之下，重庆、四川馆均拥有量略高于贵州、云南，但总的来看，部分档案馆（特别是档案室）基础设施仍较落后，离档案信息化要求还有一定的距离。表1为四省/市信息化主要设备配置情况统计表。

1.2人才队伍

人才是信息化建设的关键。就调查来看（结果见表2），一是人员严重缺编。馆均5.89人（最多18人），最低估计，35个馆（室）仅综合档案馆藏量平均在3万卷左右，最低应配8人，加上人事档案应配10人左右（按综合档案1万卷以内配3～4人，每增加5000卷增加1人，人事档案千卷1人计），但目前仅1～3人的有14个馆（个别馆是处级馆），达10人以上的仅8个。如贵州大学档案馆有综合档案约6万卷、人事档案4000余卷，应配18人，再加校史馆4人，最少应配22人，但实际仅15人。二是人员队伍学历、职称结构基本合理。硕士（含有学位无学历人员）、本科、大专及以下人员比例，高、中、初级职称比例均呈两头小、中间大（即本科学历、中级职称人员居多），基本合理，但正高职称人员极少，部分还是教授或图书系列的研究馆员（如贵州12个馆室59人中仅2人，且1人是图书系列），这极不利于高校档案馆研究工作的开展。三是人员专业结构不够合理，所需人才缺乏。其他学科专业人员馆（室）均达4.5人，但档案专业人员馆均不足1人，计算机等现代信息技术人才严重匮乏（馆均0.43人）。在信息技术日新月异的今天，建设数字档案馆已是大势所趋，但部分馆（室）至今仍没有现代信息技术人才；再加之部分现有人员的信息技术应用能力较弱，对计算机等现代化设备的功能使用较单一，不能物尽其用。这必将严重影响其档案数字化，阻碍信息化进程。

1.3档案信息资源

数字化资源是信息化建设的核心。35个调查馆（室）中有23个馆已开始数字化工作，19个馆建立了案卷级目录库，18个馆建立了文件级目录库，还有部分馆建立了全文、多媒体及其他专题库。而开展数字化工作较好的是四川省，调查馆已全部开展数字化工作；较差的是贵州省，仅3个馆开展。可见，贵州省与全国甚至西南其他省/市高校相比，均存在较大差距。表3为档案信息化建设及利用情况统计表。

1.4档案管理系统

系统是共享的支撑条件，使用档案管理系统网络版的有23个馆（占65.71％，其中13个馆用的南大之星，其余为其他系统或自行开发的），5个馆是单机版。许多馆虽然购置了管理系统，但其软件应用水平和利用效率均不高，很多功能还未利用，提供互联网查询目录级数据库的仅占25.71％，绝大多数局限于本校、本馆（室）内查询，利用十分有限。另外，由于部分馆自行开发的管理系统没有更多地考虑与其他系统的兼容性以及以后的升级等，因此，存在管理系统使用少、不统一、效率低、发挥作用有限等问题。

1.5档案网站