文书档案管理归档整理操作方法和技巧

一、什么是文件材料的归档整理

是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法

（一）收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确

（二）确定“件”

归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：

1、文件正本与定稿为一件；

2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；

3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；

5、转发文与被转发文为一件；

6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；

7、成套的会议材料分别为件；

8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；

9、正文与文件处理单（办文单）为一件；

10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；

11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；

12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；

13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；

（三）件的装订

件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

1、件的修整：

（1）对破损文件进行修裱；

（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；

（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。

（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。

（5）小于16开的纸张应用a4纸贴衬。

2、装订：

我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）

3、件内的排序：

（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；

（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；

（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。

（四）件的分类

分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

1、按年度分类：

（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。

（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；

（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档

（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。

2、按保管期限分类：

文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。

（五）“件”的排列