浅谈电子政务发展对档案服务工作的影响
关键词:电子政务档案服务转变观念
服务性是档案工作的重要属性之一,是档案工作赖以生存和发展的主要因素。电子政务环境下,电子文件大量产生,档案载体由纸质向光盘等过渡,改变了政府部门原有的业务流程和工作方式,档案的内容、形式及形成程序也将发生相应的变化。电子政务的发展对档案服务工作产生了影响。
一、服务时效、服务流程、服务模式发生变化。
(一)对领导决策和经济建设,服务时效贴近现实。
根据《江西省档案管理条例》第十七条第二款“列入设区的市级国家档案馆接收范围的档案,自形成之日起满10年向市档案馆移交”的规定,档案馆藏为10年前档案,各类信息资源与社会发展需求脱节,处于严重滞后于时代发展要求的状况。当领导决策需要利用档案信息资源时,通常是按档案利用单位开具介绍信、派人来馆查阅、复印部分资料、进行参考利用的方式进行。由于档案信息资源陈旧,时效性差,只具有“历史记忆”的功能,而“现实服务”功能不强,加之利用手续不方便,所得到的信息缺乏及时性、系统性、连续性等诸多原因,制约了档案部门为领导决策和经济建设提供服务的能力。电子政务的建设,将使档案馆成为各个政府部门电子文件的保管基地,同时也是最大、最新的信息资源基地,档案馆的资源建设得到充实和发展。在电子政务环境下,各类接收进馆的信息资源可实现在线查阅,时效性丝毫不逊色于报纸、电视等传播媒体,价值含量更是无可比拟的。大量的信息资源为利用、编研工作创造了良好的条件,资源利用、编研目标将以紧密结合现实为重点。
(二)对政府部门,服务流程实施前端控制。
传统的档案行政管理部门对政府部门档案工作的指导、监督和检查,通常是指对纸质载体文件归档和档案管理环节,是一种事后服务。如对文件整理指导,归档整理通常采取的三种形式:集中式、分散式、集中与分散结合式,都是在全部文件办理完毕后,进行整理归档,并由各单位自行保管一定期限,再按规定移交进馆。电子政务环境下,由于电子文件特性不同于纸质文件,而所保存的电子文件需要具有的可用、可存取和可理解性,档案管理部门应当介入立档单位的电子文件形成过程。根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)中第4条总则中规定:“电子文件自形成时,应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性、有效性和安全性”;“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。”从这可以看出,由于电子文件的出现,档案工作的重心已开始前移,由过去的文件处理完毕后集中统一整理指导,变为文件形成过程中就予以管理与监控,实施前端控制和全程管理。
(三)对社会公众,服务模式有待改进。
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