原中工学院档案管理办法

、总则第一条为了切实贯彻落实国家教育部和河南省教育厅、省档案局关于档案工作的指示精神，加强学校的档案工作，有效维护档案的完整与安全，更好地为......

原中工学院档案管理办法

一、总则

第一条为了切实贯彻落实国家教育部和河南省教育厅、省档案局关于档案工作的指示精神，加强学校的档案工作，有效维护档案的完整与安全，更好地为教学、科研和各项管理活动服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《普通高等学校档案管理办法》和有关档案法规，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称的档案是指原中工学院在教学、科研、党政管理、人事管理及其它各项活动中直接产生的，有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学校档案实行集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第四条档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校进行科学管理、教学评估的重要组成部分。档案工作纳入学校工作计划，纳入管理制度，纳入相关人员的职责范围，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第五条档案材料是开展教学、科研、生产、建设及各项管理工作的真实反映，是继续开展各项活动的重要依据和必要条件。全校教职工有保护档案并利用开放档案的权利和义务。

二、领导体制和机构设置

第六条学校档案工作由一名学校领导分管，并主动接受上级部门的指导、监督和检查。

第七条学校设立综合档案室，隶属学院办公室。学校各院系（部）、处、所、中心必须明确一名负责人分管本单位的档案工作，并配备1～2名兼职档案员。

第八条学校综合档案室负责统一管理全校的各类档案，并对各立卷单位兼职人员的业务实行指导、督促、检查。兼职档案员接受综合档案室的业务指导，负责本单位档案材料的收集、整理、鉴定和立卷归档工作。

三、档案管理

第九条学校综合档案室应根据上级有关规定，建立健全档案工作各项规章制度，编制学校档案分类方案及档案保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号、编制多种形式的检索工具，提高档案利用率。

第十条学校各部门和个人应按照我校公文处理办法及相应规章制度，准确、完整地将在公务活动中形成和积累的文件材料，按时向本部门或综合档案室移交。

其中，职能部门和按年度归档的部门档案，应在次年5月30日前归档;教学部门和按学年度归档的部门档案，应在次学年11月1日前归档;科研、基建等部门档案，应在项目鉴定完成后6个月内归档;财会档案应在财务部门存放3年以后移交学校综合档案室。任何部门和个人不得以任何理由将档案据为己有或拒绝归档。

第十一条学校严格实行由文件形成部门及课题组立卷归档制度。在工作结束或告一段落后，兼职档案员必须将应归档材料收集齐全，根据其自然形成规律和内在联系，按照《原中工学院档案实体分类方案》加以系统整理、组卷，经部门主管领导审阅后，按时向学校综合档案室移交。

第十二条应归档文件材料的范围应遵照《原中工学院文件材料归档流程》和《原中工学院档案实体分类方案》的规定执行。归档文件的材料载体应符合《原中工学院各类归档文件载体使用要求及书写规范》

学校规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十三条原中工学院档案共分十大类。党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、外事类、基建类、设备类、出版类、财会类。

四、档案的利用

第十四条综合档案室保存的档案，主要供本校利用。其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经学院办公室主任或综合档案室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题、党和国家机密，须经学校主管领导批准;涉及查、借阅他人的科研课题的需经课题组负责人同意。