物资采购审计

***公司关于对行政物资采购的专项审计报告

内审字[2013]第00*号

审计组于2013年*月*日—*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计，本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从2012年1月1日至2013年4月31日。现将本次审计情况报告如下：

一、基本情况

：

（一）公司行政物资的采购主要分成2部分，一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。

（二）本次审计抽查会计凭证21份。其中**经手的1份，**经手的1份，**经手的10份，**经手的9份。抽查的相关记录详见附件3：抽查行政物资采购相关的会计凭证。

二、审计发现的细节说明

（一）、采购相关的不相容职务未分离主要问题1：

行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。

（二）、采购计划主要问题1：

行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。采购计划是采购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。

（三）、采购流程主要问题1：

行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。主要问题2：

大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司《采购控制程序》中“1.6各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”主要问题3：

部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。

（四）、报价单不符合规定主要问题1：**经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。主要问题2：

有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。主要问题3：

报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。主要问题4：

审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。

（五）、行政物资管理方面主要问题1：

未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。

行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。主要问题2：

行政物资采购的紧急采购频率高。主要问题3。

人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（调查问卷回答说有定期进行盘点）主要问题4：

人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。

三、审计建议

为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购专项检查发现的问题，审计组提出以下整改建议：