律师事务所业务档案管理制度
为加强本所业务档案管理,统一本所业务档案管理流程,根据《律师法》、《档案法》及司法部、国家档案局颁布的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》等相关规定,结合本所工作实际,制定本制度。
第一章总则
第一条业务档案是律师及律师事务所从事业务活动的真实记录,反映律师维护国家法律正确实施,维护委托人合法权益的情况,业务档案管理是律师事务所的重要任务。
第二条本所实行纸制档案卷宗归档管理,有条件时建立电子档案并纳入档案管理范围,电子档案的管理办法由本所结合纸制档案管理制度另行制定。
第三条律师承办业务形成的文件材料,根据本所的具体业务分类立卷归档。
第四条律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。第五条两名以上律师共同承办同一法律事务一般应合并立卷,但不同律师事务所律师合办的法律事务分别立卷。
第六条律师承办跨年度的业务,应在办结年立卷。律师担任常年法律顾问,应做到一单位一卷。
第七条业务档案立卷实行承办律师负责制。
业务档案的建立应与本所统一收结案制度、业务收费标准等制度相结合。
第八条律师业务档案由本所统一保管,律师因工作变动或因故调离本所的,应将其经办的业务档案及有关文件材料办理交接后方可办理手续。
第二章归档材料的收集和整理
1第九条律师接受委托人委托之前,应首先向委托人提交诉讼风险告知书并由委托人签字盖章,作为入卷归档材料。
第十条律师接办业务,经本所利益冲突审查后,填写收案登记表,经审批后由本所与委托人签订书面委托合同,同时由委托人签发授权委托书。
第十一条律师承办业务中应注意收集保存有关材料。案件中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等材料,都必须用钢笔、中性笔书写或打印,要求字体整齐、清晰。
第十二条业务办结后,由委托人如实填写《业务质量监督卡》,并将服务质量反馈的意见和处理结果一并装订归档。
第十三条律师在业务办理完毕后,整理、检查该项业务的文书材料,立卷归档。
第十四条提交人民法院、仲裁机构或有关部门的材料,律师应将其副本或复印件入卷归档。
第十五条业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。
案卷内档案材料应按照业务程序的客观进程或时间顺序排列。一般顺序为:
(一)侦查阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托协议;
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、为犯罪嫌疑人提供法律咨询笔录;
7、取保候审申请书;
8、申诉、控告书;
9、办案小结;
10、河北省法律服务质量监督卡。
(二)审查起诉阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托协议;
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、移送起诉意见书;
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料、律师调查收集的证据;
8、律师会见犯罪嫌疑人笔录;
9、诉讼法律文书(包括但不限于所列文书:调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、取保候审申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书等。注:按案件诉讼程序及时间顺序排列)
10、承办律师提出的辩护意见;
11、集体讨论记录;
12、辩护意见书;
13、起诉书或不起诉决定书;
14、办案小结;
15、河北省法律服务质量监督卡。
(三)审判阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表;
2、风险告知书;
3、委托协议;
4、授权委托书;
5、收费凭证(本所出具发票的复印件);
6、起诉书、刑事自诉状、刑事附带民事诉状、刑事上诉状或刑事申诉状;
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料;
8、律师会见被告人、委托人笔录;
9、证据目录(包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。)
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